概要

【導入成功のポイント】

導入にあたり検討したことは、運用について人手をなるべくかけない運用とすること。
経理システム「SAP」の改修や、書類フォーマットの変更が無いシステムとすることを前提とし検討した。

１．納品書をまとめてスキャンできるようにする検討
　　納品書に付与されているバーコードについて、サプライヤと納品書番号単位にページを自動生成する。

２．目視確認がスムーズにできるようにする検討
　　サプライヤ、納品書番号部分を拡大表示、かつページ送りを行っても、表示位置を変えず、拡大表示
　　のままページ送り対応を行い、確認作業を容易にできるように対応した。
　　各種テーブル等確認し、会社コードを会社名表示するなど、内容を一瞬で判別できるように対応した。

【対象書類】

　種類：サプライヤからの納品書
　数量：6,000件/月
　会計システム：SAP

【スキャン】

　方式：集中スキャン、1箇所 （担当者が1日数回まとめてスキャン）
　スキャナ台数：1台　
　スキャナ種類：コニカミノルタ製複合機 bizhub

【申請コンサル】

　ベバスト　ジャパン様にて申請実施　
　広島県西条税務署に申請実施

【ソリューションパートナー】

　コニカミノルタジャパン株式会社
　プライムとしてプロジェクトの管理、システム監修
　複合機の設定実施

こんなことを実現しました！

• ERP稼動後に紙による業務運用で工数増加、社内各部門からの要望でもあった、文書電子化、ペーパーレス環境にすることでの業務改革
• 対象文書の中に国税関係書類「納品書」があり、電子帳簿保存法 　に対応した「WWDS証憑アーカイブ」を導入
• 問合せ業務を電子データで簡単に検索可能となり、業務効率化を実現

導入のきっかけを教えてください

電子化することが決定した対象文書の中に「納品書」があり、国税関係書類のため、スキャナ保存対応をしなければなりませんでした。コニカミノルタ社製複合機を導入しており、スキャナ保存対応製品についてご相談したところ、「WWDS証憑アーカイブ」を紹介いただき、導入実績が豊富で安心できましたので決めました。

導入前の業務はいかがでしたか

大量の書類を倉庫に保管していました。紙での保管は管理、維持する労力も必要ですし、倉庫建設も、700～900万くらいかかります。

導入後の効果はいかがでしょうか

スキャンしただけで、自動で指定フォルダに書類が分類保管されるようになりました。また、大量の納品書から、ボタンひとつで探せるようになり、とても楽になりました。

今後の展望をお聞かせください

電子化する対象文書の拡大を検討しています。不定形の書類や、さまざまなフォーマットの帳票などもあるので、ハイパーギアさんのエリアOCR機能や、帳票認識機能を使用した運用を検討したいと思います。