概要

【導入成功のポイント】

　１．電子回覧、電子保存へ移行することについて、部課所・関係会社の多大な理解と協力を得ることが出来た。
　２．プロジェクト発足時から情報システム室が参画し、システムの要件定義に止まらず、開発自体も実施した。
　３．経理システム（SAP）、スキャナ、ワークフロー、WWDS証憑アーカイブが機能的に連携するシステム体制を構築した。
　４．プロジェクト途中で、部課所・関係会社の関係者からの要望を取り入れ、幾度かの軌道修正を反映させながら推進した。
　５．グループ７社に一斉に導入し、本体財務部が一元的に関係者のフォローを実施した。

【対象書類】

　請求書 7,000件/月（グループ7社）

【スキャン】

　方式：発生の都度、分散スキャン
　スキャナ台数：複数台　スキャナおよび複合機
　スキャナ種類：PFU製スキャナおよび複数社製複合機

【申請コンサル】

　SKJ総合税理士事務所　袖山喜久造 税理士
　株式会社ハイパーギア

【タイムスタンプ付与仕様】

　アマノタイムスタンプサービス3161

こんなことを実現しました！

• 創業明治20年からの歴史を持ち、化学品、機能性材料、農業化学品、医薬品などの分野にて事業展開されている、日産化学株式会社様。本社移転決定を機にペーパーレスオフィス化を検討し、経理システム、ワークフローと連携可能な「WWDS証憑アーカイブ」採用で「電子回覧」と「電子保存」への移行を実現。書類紛失リスクの解消、保管スペース・運送費の削減、書類照会の効率化を実現しました。

導入のきっかけを教えてください

大量の伝票・帳簿書類（請求書）を電子保存化することだけではなく、申請・承認を「紙回覧」から「電子回覧」に移行するため、ワークフロー化もあわせて検討しました。QRコード読取り、PDF自動分割、タイムスタンプ付与、PDF照会機能があり、コスト面、サポート体制も安心な「WWDS証憑アーカイブ」に決めました。

導入前の業務はいかがでしたか

取引先からの問合せ、会計監査、税務調査等の時に伝票・帳簿書類を保管場所から探し出したり、取り寄せるためにコストと時間がかかっていました。各部署でもコピーが複数存在し紙の無駄がありました。紙での回覧は申請から最終承認までのリードタイムが長く、紛失するリスクもありました。

導入後の効果はいかがでしょうか

書類紛失リスクの解消、書類保管スペース・運送費の削減、書類照会の効率化、会計監査・税務調査にかかるコスト・時間の削減、申請から最終承認までの時間短縮等を実現しました。

今後の展望をお聞かせください

立替経費精算（領収書）の電子回覧、電子保存を検討しています。帳簿書類に限らず、社内文書の電子回覧、電子保存にも活用したいです。