導入事例

株式会社ジャムコ様

導入製品：: HGPscanServPlus
HGDDS

カテゴリ：: PDF二次利用防止 , 情報漏えい対策

外部図書公開システムでタイムラグやセキュリティの問題を解決

概要

紙図面の複写出図とメール便での配送の手間とコスト削減
新しい外部図書公開システムの改善

こんなことを実現しました！

リアルタイムに正式出図が可能になった
編集や転用の防止
大幅な時間短縮と、業務効率化

情報システム室　牛津　剛　様

導入のきっかけを教えてください

今回、新しく外部公開図書システムの検討を進める中で、技術部で利用している外部参照システムの改善についても要望がでてきました。従来は、お客様から提示される Word や Excel の要求仕様書は、データのままでは編集、加工、改ざんというセキュリティ上の問題から、紙に出力してから担当部署に配布していました。紙で一旦出力するという手間と無駄が課題であった。しかし、業務の効率のために、 Web システムで公開し、誰もが必要なときに、いつでも外部資料を参照できるようにしたいと思っていました。

導入前の業務はいかがでしたか

ジャムコでは、約 100 社ある協力会社への図面提供を 2002 年まで紙で行っていました。これは、紙図面の書庫管理と複写出図およびメール便での配送という仕組みであったため、非常に手間とコストが協力会社への図面公開に関して「外部図書公開システム」を導入することにより、業務効率化だけでなく大幅なコストの削減も実現していました。

しかし、構築した外部図書公開システムでは、電子公開するにも、正式図面を出図してから承認印が付与された承認図のみを対象としていたので、図面納期が 1 日以上かかってしまい即時対応になっていませんでした。
また、協力会社に ID とパスワードを発行して公開用 Web サーバーを利用できる仕組みにしていましたが、格納している PDF データには何も制限を施していなかったので、セキュリティ面で不安がありました。特に、公開図面の編集や転用を出来なくする必要がありました。

導入後の効果はいかがでしょうか

■HG/DDS
Web システムの構築を依頼していたベンダーに相談したところ紹介されたのが、ハイパーギア社の HG/DDS（ディーディーエス）でした。 HG/DDS は標準で、 PDF 標準の暗号化（ RC4/40bit 、AES/128bit ）機能を持っており、セキュリティ面の課題は、すぐに解決する見通しがつきました。しかし、 HG/DDS では、協力会社からの出図依頼と同時に、出図日時もセットされた出図印を付与するのですが、このために用意したスタンプの画像が、図面の寸法線に重なってしまい、文字が見えなくなってしまうなどの問題がありました。しかし最終的にはスタンプの文字部分を網目状にすることによって視認の問題も解決できたので、これを自動的に付与する機能を HG/DDS にカスタマイズで追加してもらいました。これでダウンロード時の出図印の押印による証憑化の仕組みも構築することができた。これにより、仮に不正利用をしようとしてもPDF データの表示や印刷もできないし、万一の不正持ち出しの抑止にもつながっています。

また弊社の図面の 80% は、 A3 以下のサイズが占めています。このため、出図には、特別な大型プリンタなどは不要で、本来は、現地出図を実現しやすい図面が多いのです。しかし、従来は、協力会社だけでなく、工場部門である新潟ジャムコ社、宮崎ジャムコ社にも同じ図面を紙に出図し、宅急便などで配送していました。さらに、本社、工場部門、協力会社でやり取りする正式図面にも、複数の設計変更が入りますが、これを示すエンジニアリング・チェンジ・オーダーもリアルタイムで確認する必要があり、この共有も課題でした。 HG/DDS により、ほぼリアルタイムで正式出図が可能になったことにより本社、工場部門、協力会社が、同じ PDF データ（正式図面、エンジニアリング・チェンジ・オーダー）を、現地の複合機で出図できるようになり、大幅な時間短縮と、業務効率化が実現できました。

■HGPscanServPlus
画像ではなく Word や Excelを中心に、多様な電子ファイルから PDFに変換する必要があり、HGPscanServPlus を採用しました。変換後のPDF には、変換した日付と紐づけたディのスタンプを受領印として付与できるようにして、印刷禁止/編集禁止の PDFとして、ファイルサーバで管理しています。外部資料参照システムは、基本的に社内のスタッフのみが閲覧するものなのでファイルサーバのアクセス権を管理することにより、権限がある人しか閲覧できないようにして、運用しています。